7 tips para organizarte y vivir un día a la vez

Hace unos años escribí un artículo acerca de cómo estaba luchando con la procastinación (si no lo leíste puedes hacerlo aquí). Y no, ser emprendedor no es el trabajo más fácil del mundo, pero cuando estás armado con consejos sobre cómo ser súper productivo, este viaje es mucho más fluido.

👉🏼OJO: este post contiene tips para que puedas organizarte mejor 👈🏼 ❤️👇🏼 SIGUE LEYENDO! 👇🏼¡Esta es mi parte favorita de la semana mientras estoy en casa! 😊 Preparar la semana siguiente es una de las cosas que más disfruto hacer porque me ayuda a tener una idea general de lo que debo hacer cada día. Antes siempre estaba “juyendo” (en buen dominicano 🇩🇴) porque se me olvidaban las cosas que debía hacer o las reuniones que acordaba por WhatsApp, así que escribir en mi agenda (física y electrónica) ha traído más organización y paz 😆. Aquí les dejo algunos tips que me han ayudado a organizar mejor el tiempo: . 1.- el taller #PlanesAColor de @rie.com.do fue lo que LITERALMENTE me ayudó a aprender a usar mi agenda de manera que no se convierta en una pérdida de tiempo sino a sacarle provecho y hasta hacerlo terapéuticamente 🧡 ¡hazlo! 😉 . 2.- la agenda #TheHappyPlanner es mi súper favorita. Llevo ya 3 años usándola y me ha funcionado perfectamente. La compré y en @papeleriaarroyohondo y en unos cuantos días tendrán la nueva colección 😱😍 ¡atentos! . 3.- usar más de una agenda no es nada malo. En mi caso, uso la de @funpackedmoments para llevar mi archivo de oración y anotaciones de mis retos de @bibliacreativa que en mi @biblia.de.apuntes no me caben. Así que no te frustres si pensabas que no podías usar dos o tres agendas en un año ✨ . 4.- reviso siempre mi #WhatsApp porque a veces uno acuerda algo con alguien por esa vía y se olvida anotarlo. Así que al momento de organizar la semana, entro al app y reviso las conversaciones para anotar lo que se me pudo pasar. . 4.- uso también mi #GoogleCalendar coordinado con mi #Gmail. Le tengo asignado colores a cada cliente, una etiqueta de pendientes (lo que se debe hacer de inmediato) y otra para mis cosas personales. Esto es buenísimo pues puedo verlo en el celu o en la compu y así tengo un control de los horarios para que nada se intercepte 😉 . Si quieres más tips sobre cómo organizarte para emprender, entra al enlace de la biografía y conoce más tips que te ayudaran a organizarte y vivir un día a la vez 😉✨ #ElBlogDeMasiel #PlannerGirl

A post shared by Masiel Mateo (@masielmateo) on

Es por eso que hoy quiero compartirte algunos tips que me han ayudado a  mantener mi trabajo organizado y poder así lograr hacer lo que debo hacer un día a la vez.

 

1.- Acepta que el trabajo siempre tomará la cantidad de tiempo que le des

Si asignas 8 horas para trabajar en una publicación de blog, necesitará las 8 horas. Pero si es media tarde y tienes en mente lograrlo más temprano, puedes apostar que terminarás de hacerlo en la hora que te propones.

No importa en qué trabajes, la cantidad de tiempo que tienes para realizar una tarea es, casi siempre, la cantidad de tiempo que te tomará completar esa tarea. Por lo tanto, la próxima vez que planifiques tus tareas diarias, ten esto en cuenta y establece plazos más ajustados (pero realistas) para realizar tu trabajo.

¡COMIENZA EL DÍA DE LA MANERA CORRECTA!

Revisar as redes sociales, tu correo electrónico o tomar el celular desde que te levantas no es lo mejor que puedes hacer durante la primera hora de la mañana. Te recomiendo mejor practicar algo de ejercicio, hacer tu devocional, haz una caminata, escribe un diario, dibuja en una libreta o cualquier cosa que ames y disfrutes.

2.- Las rutinas de la mañana no son solo para YouTube e Instagram

Todo el mundo necesita un día libre y alguna serie de Netflix que ver en dos días, pero para hacer cualquier cosa que valga la pena, necesitas una rutina diaria y no es necesario que tu rutina se vea igual que la mía (o la de otra persona, de hecho), pero para asegurarte de que tendrás un día productivo, es crucial tener una rutina nutritiva y alentadora para prepararte para el resto de tu día

Normalmente trabajo inmediatamente después de despertarme, pero siempre hago primero mi devocional, medito en el mismo y reviso mi agenda antes de comenzar con el día de trabajo.

También me aseguro de anotar o revisar las 1-3 tareas principales del día antes de abrir mi laptop. Esto me impide ahogarme en el vórtice digital de correos electrónicos, vlogs y fragmentos de podcasts que escucho frecuentemente (que es lo que sucede cuando omito hacer una lista de tareas).

Mis mañanas no son "perfectas", y definitivamente ese no es el punto, pero me aseguro de comenzar el día haciendo algo que sé que me motivará y me hará disfrutar de un buen humor durante el resto del día y continuar haciendo lo que debo hacer.

3.- Configura y usa un sistema de planificación

Esto es tan esencial, porque si no planificas a dónde quieres llegar, no llegarás a ninguna parte. Y nadie quiere eso, ¿verdad?

Selecciona lo que prefieres, si eres es un amante de las agendas (como yo) o un un usuario empedernido de los planificadores digitales, elige la que más te convenga y comprométete a usarlo.

Después de probar muchas cosas diferentes, encontré mi sistema perfecto en la combinación de papel y digital. Programo todas las citas en Google Calendar que está coordinado con colores tal como mi bandeja de entrada de Gmail. De esta manera, incluso si no tengo mi agenda de papel conmigo, aún puedo acceder a mis citas y al calendario de contenido.

La idea es que encuentres un sistema que funcione para tí y lo uses durante un período de tiempo razonable (al menos de dos a cuatro semanas), y solo lo cambies si realmente no te está funcionando.

4.- Organiza tus tiempos de descanso

Puede parecer tonto tomar y programar descansos en el día, pero esto te ayuda a enfocarte mucho más en los tiempos asignados a las tareas que debes realizar. Si tienes o has tenido un trabajo fijo, sabes que es difícil mantenerse enfocado si no tienes algunos momentos para descansar, almorzar, tomar café, saludar a un compañero o ir al baño. Lo mismo pasa ahora que estás trabajando sin “horario fijo”.

Caemos en la tentación de no almorzar porque necesito más tiempo para hacer tal cosa, o me quedo corrido trabajando y luego desayuno (yo lo he hecho más veces de las que quisiera admitir) pero luego de comenzar a tener descansos programados, puedo enfocarme profundamente en mis bloques de trabajo. Utilizo ese tiempo para leer un libro, dar un paseo, ver un episodio rápido de lo que sea que esté viendo o mudarme a un café para sacarme a mí misma (y a mi trabajo) de la casa.

5.- Hecho es mejor que perfecto

Pasamos tanto tiempo posponiendo las cosas que importan, pero una vez que decidimos comenzar, somos demasiado estrictos con nosotros mismos. Nos damos la ventana de tiempo más pequeña para realizar una tarea o proyecto importante, y luego nos preguntamos por qué es tan difícil mantenerse "motivado".

Por otro lado, también pasamos días, semanas, meses e incluso años trabajando en nuestro curso / libro / sitio web / insertando su objetivo principal aquí y justificándolo diciendo que queremos que sea "perfecto".

Como dice la cita, "el perfeccionismo a menudo es una excusa para la procrastinación".

Además, la vida sucede, y no siempre podemos hacer las cosas que queremos en el momento en que queremos hacerlas. Por esto, hazte un favor, y planifica siempre un tiempo de amortiguación alrededor de sus tareas y citas para tener en cuenta las cosas inesperadas que te llevan a la postergación.

Por ejemplo, si planeas pasar el tiempo en el gimnasio, no te olvides de tomar en cuenta el tiempo que tardarás en llegar con el maravilloso tráfico de la ciudad de Santo Domingo.

6.- Haz revisiones semanales y mensuales no negociables

A pesar de que las listas de tareas diarias son esenciales para cualquier día productivo, nunca se completan hasta que se complementan con revisiones semanales y mensuales.

El corazón de mi proceso para organizarme incluye trabajar con bloques de tres meses a la vez. Al principio de cada trimestre, me concentro en un gran objetivo / proyecto. Por lo general, el objetivo / proyecto trimestral incluye tres o cuatro proyectos más pequeños, pero sustanciales, que establecí como mi "meta mensual" para cada mes del trimestre.

Al comienzo de cada mes, reduczco mi meta mensual a pasos más pequeños y accionables, y los reparto a lo largo de las semanas, de modo que sé con certeza que estoy programando todas las tareas para ayudarme a lograr mi objetivo.

Recuerda: si no ha sido programado, probablemente no sucederá.

Al final de cada semana y mes, me aseguro de revisar mis objetivos y ver qué tan avanzado estoy en el proyecto o los objetivos que me he fijado.\

También tomo notas sobre lo que funcionó, lo que no funcionó, lo que tomó más trabajo / más tiempo de lo que contabilicé, y uso esas notas para hacer un plan de acción para la próxima semana o mes.

Las revisiones semanales y mensuales te ayudarán a mantener tus metas al frente y al centro en tu mente y también te ayudarán a mantenerte enfocado en el camino para ser productivo y lograr tus objetivos.

7.- Menos obligaciones, más orden

Este es corto y muy fácil:

  • Dile "sí" a tener horas de oficina dedicadas para que la gente no te moleste todo el día, 
  • Pon tu teléfono en modo avión durante los bloques de trabajo y cuando vas a dormir (te aseguro que si alguien necesita hablar contigo a las 3am, probablemente lo que más necesita es llamar al 911)
  • revisa tu correo electrónico solo una o dos veces al día
  • Proponte trabajar fuerte durante toda la semana para que puedas tomarte un descanso los fines de semana para hacer las cosas que amas y que te traen alegría.
  • Dile "no" a todas y cada una de las solicitudes de citas que se te presenten que te hacen trabajar de más por el mismo precio, los clientes que te drenan y/o los que no quieren pagar. Cada profesional invirtió tiempo y dinero para aprender lo que sabe y como bien dice la Biblia, el obrero es digno de su salario.
  • Olvídate de realizar múltiples tareas (el “multitasking” realmente no funciona)

8.- ¡Tip EXTRA!: ¡Limpia tu espacio de trabajo!

Ya sea que se trate de un lugar en tu mesa o una habitación arreglada tipo Pinterest, asegúrate de que tu espacio de trabajo sea un lugar que te inspire a realizar el trabajo.

Entornos desordenados = una mente desordenada = enfoque pobre = cero productividad.

Consigue un espacio de trabajo limpio y simple, algo que te refleje, personalízalo y haz un trato contigo mismo para limpiarlo después de que termine el día.

 

¿Te ha servido el artículo?

Ten en cuenta que, en esencia, la productividad no se trata de intentar hacer lo más que puedas en menos tiempo, se trata de enfocarte y trabajar solo en las "cosas correctas": los proyectos y las tareas que tienen el mayor impacto.Todos los consejos anteriores me han ayudado personalmente a analizar y alcanzar mis objetivos (trimestrales) ayudándome a priorizar lo que se debe hacer cuando y lo que mejor se puede dejar en paz. Para aprender a ser productivo, debes comenzar diciendo "no" con mayor frecuencia a las cosas que consumen tu tiempo, y centrarte solo en los objetivos, proyectos, estrategias y tareas que harán crecer tu negocio.

Si tienes un tiempo limitado, como yo, la clave es maximizar los resultados al priorizar los proyectos que tienen el mayor impacto. Así que no más proyectos de pérdida de tiempo que no te llevan a ninguna parte.

¿Te gustó el artículo? ¿Qué otras acciones llevas a cabo para organizarte? ¡Deja tu comentario!

Masiel Mateo